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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

VOCOM COLOMBIA S.A.S (en adelante ‘’Vocom’’ o la “Empresa”) adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales (o la “Política”), la cual se aplicará en todos los casos en que la compañía actúe como Responsable de bases de datos que contengan Datos Personales.

  1. OBJETIVO

Informar suficientemente a los diferentes grupos de interés (empleados, proveedores, clientes, accionistas, entre otros) los tipos de datos que trata la Empresa, las finalidades del tratamiento, los derechos de los titulares y los procedimientos para que los titulares puedan formular consultas o presentar reclamaciones.

  1. DEFINICIONES

 

  • La presente Política tendrá en cuenta las siguientes definiciones:

 

  • Dato(s) personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, etc.

 

  • Titular: Persona física cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.

 

  • Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los Datos Personales. No será necesaria la Autorización del titular cuando se trate de:
  1. información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. Datos de naturaleza pública;
  • Casos de urgencia médica o sanitaria;
  1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  2. (iv) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

  • Encargado del Tratamiento: Persona física o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento

 

La Empresa podrá contratar a terceros para que realicen el Tratamiento de los datos en su nombre; previa celebración de un contrato para la transmisión de datos.

En la medida en que tenga acceso a Datos Personales de los Titulares, el Encargado del Tratamiento está sujeto al cumplimiento de los deberes y obligaciones que la Empresa le señale.

 

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Para esta Política, el responsable del Tratamiento será la Empresa.

 

  • Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación Política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

  1. PRINCPIOS

Sin perjuicio de los demás principios legales o constitucionales, esta Política y el Tratamiento estará amparado por los siguientes principios:

  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones legales.

 

  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

 

  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

 

  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

 

  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

 

  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política y en los términos de la misma.

 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

 

  • Los datos de identificación del Responsable son los siguientes:
  1. Razón social: VOCOM COLOMBIA S.A.S
  2. Domicilio: Medellín
  • Dirección: Calle 10 B No. 36-32, Ed Atico II, Oficina 402
  1. Correo electrónico: bruno@vocom.co
  2. Teléfono: 604 2040696

 

  • El único canal de contacto habilitado por la Empresa para recibir consultas y reclamos es el correo electrónico

 

Las consultas y reclamos radicados a través de un canal distinto al indicado se entenderán como no presentados.

 

  • La persona y/o área responsable de la atención de las solicitudes, consultas y reclamos realizados por el Titular, es la siguiente: (…)

 

  1. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

 

  • Derechos de los Titulares (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo adicionen o complementen):

 

  • Conocer, actualizar y rectificar su información en caso de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

 

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581

 

  • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante ‘’SIC’’) por infracciones a las disposiciones de la normatividad vigente.

 

  • Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, siempre y cuando no exista ninguna obligación legal o contractual que impida su supresión.

 

  • Acceder en forma gratuita a los datos suministrados

 

 

  • Deberes de los Titulares:

 

  • Suministrar a la Empresa datos veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensible.

 

  • Actualizar sus datos cuando se presente una modificación.

 

  • No abusar de los derechos consagrados en esta Política o en la ley (artículo 830 código de comercio).

 

  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDADES:

 

  • La Empresa realizará operaciones o conjunto de operaciones con los datos personales que incluyen la recolección, almacenamiento, uso, circulación con Encargados, supresión, transferencia o transmisión, nacionales e internacionales, con entidades públicas o privadas con las que la Empresa tenga alguna relación contractual, precontractual y/o legal, o en los casos en que los titulares lo hayan autorizado, para las siguientes finalidades:

 

  • Tratándose de proveedores, contratistas, clientes y accionistas:
  1. Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de las obligaciones contables, fiscales, comerciales, corporativas, contractuales y de otro tipo.
  2. Realizar todas las actividades necesarias para el proceso de selección y cumplir con las diferentes etapas precontractuales y contractuales en las relaciones con estos
  • Emitir las certificaciones contractuales solicitadas
  1. Realizar invitaciones a eventos
  2. Gestionar trámites: peticiones, quejas, reclamaciones.
  3. Realizar encuestas de satisfacción
  • Contactar con el Titular por cualquier medio.
  • Transmitir los Datos Personales dentro y fuera del país a las empresas que operan y administran los software o plataformas de almacenamiento, tratamiento y administración de información que utiliza la Empresa.
  1. Proporcionar la información a terceros con los que Marcapasos tenga una relación contractual y que sea necesaria para la ejecución de la relación contractual con estos, por ejemplo, para la gestión, administración y pago de facturas o cuentas de cobro.
  2. Procurar el cobro de facturas, títulos valores y, en general, saldos pendientes, directamente por la Empresa o a través de terceros.
  3. Para consultar y gestionar cualquier asunto relacionado con el sistema de seguridad social y temas tributarios y contables.
  • Consultar la actividad comercial, empresarial, contable y financiera del Titular, siempre que dicha información no esté protegida por cláusulas de confidencialidad o secretos comerciales o industriales.

 

  • Tratándose de empleados:
  1. Para las finalidades contenidas en la sección 7.1.1 de esta Política, en lo que aplique a la relación laboral.
  2. Realizar procesos de selección laboral, solicitar y brindar referencias laborales, y consultar antecedentes laborales y judiciales.
  • Cumplir con las obligaciones laborales y ejercer la facultad sancionatoria
  1. Cumplir con las obligaciones de información relacionadas con las contribuciones al sistema de seguridad social, los salarios, las prestaciones sociales y otras remuneraciones establecidas en el contrato de trabajo y la ley.
  2. Expedir certificados laborales.

 

  • En caso de que los proveedores, clientes o accionistas de la empresa sean personas jurídicas, la Empresa tratará los datos personales de las personas de contacto de estos solo para las finalidades necesarias para la relación contractual y de acuerdo con las finalidades contenidas en la sección 7.1.1

 

  • Datos Sensibles:

 

  • La Empresa tratará Datos Sensibles cuando:
  1. Cuente con autorización explícita para su Tratamiento, por las finalidades para las que fue autorizado, salvo en los casos en que la Ley 1581 de 2012 establezca que no se requiere autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular, y éste se encuentre física o jurídicamente imposibilitado para otorgar la autorización.
  • El Tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  1. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas necesarias para la supresión de la identidad del Titular.

 

  • La Empresa tratará los siguientes Datos Sensibles y con las siguientes finalidades
  1. Datos biométricos: imagen (vídeos, fotografías, videograbaciones) y huella dactilar.
  2. Datos relacionados con la salud del Titular, lo que incluye historia clínica, información de incapacidades y demás información médica.

 

  • El Tratamiento y la finalidad a la que serán sometidos los Datos Sensibles serán:

 

Los datos relacionados con la salud:

  1. Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales en materia laboral y de seguridad y salud en el trabajo.
  2. Para consultar o gestionar cualquier asunto relacionado con el sistema de seguridad social.
  • Para atender situaciones de urgencia médica.
  1. Para determinar la aptitud y capacidad para determinadas actividades.

 

Los datos relacionados con la imagen y huella dactilar

 

  1. Para procurar garantizar la seguridad en las instalaciones y/o equipos de la Empresa.
  2. Para tener un registro de las personas que ingresan a las oficinas e instalaciones de la Empresa
  • Para tener soportes probatorios en procesos disciplinarios que se adelanten contra trabajadores o casos de incumplimientos de contratistas o proveedores.
  1. Para guardar registro de las reuniones y eventos.

 

  • Por tratarse de Datos Sensibles, el Titular no está obligado a autorizar su Tratamiento.

 

Si la Empresa anuncia a través de avisos que algún espacio de sus instalaciones cuenta con cámaras de videograbación, ingresar a estos espacios constituye un acto inequívoco de autorización del tratamiento de la imagen como dato personal.

 

  • Las autorizaciones que versen sobre Datos Sensibles o de niños y adolescentes serán opcionales.

 

  • La Empresa podrá solicitar de los Empleados los registros civiles de sus hijos o información de estos para cumplir con afiliaciones y otros trámites ante las EPS, Cajas de Compensación Familiar y para invitarlos a eventos que organice la Empresa como, por ejemplo, día de la familia, de los niños, 31 de octubre, entre otros.

 

  • La Empresa podrá solicitar de los Empleados los siguientes datos de sus hijos: nombre, edad, fecha de nacimiento, grado de estudio, sexo.

 

  1. PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR CONSULTAS O FORMULAR RECLAMACIONES

 

  • Respecto a las consultas:

 

  • Los Titulares, su apoderado o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular contenida en las bases de datos de la Empresa

 

  • Las solicitudes de consulta se recibirán de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.mLas solicitudes que se reciban por fuera de ese horario, se entenderán radicadas al día hábil siguiente.

 

  • La consulta será respondida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción de la misma.

 

  • Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, que en ningún caso podrá exceder de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

 

  • Respecto a las reclamaciones:

 

  • El Titular, su apoderado o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de alguno de los deberes contenidos en esta Política o en la ley, podrán presentar una queja ante Marcapasos.
  • Los reclamos se recibirán de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Las solicitudes que se reciban por fuera de ese horario, se entenderán radicadas al día hábil siguiente.

 

  • La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (15) días hábiles desde la fecha de recepción de la misma.

 

  • Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá exceder los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  • Si el reclamo es incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamo ha sido desistido.

 

  • No procederá la solicitud de supresión de la información ni la revocación de la autorización cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

  • Si dentro del lapso o prórroga indicados en los numerales 2.4 y 7.2.5 no se ha dado pronta resolución, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada.

 

  • Todas las solicitudes deben contener la siguiente información:
  1. Datos de identificación
  2. Datos de contacto (dirección física y/o de correo electrónico y/o teléfonos de contacto).
  • Medios para recibir una respuesta a su solicitud.
  1. Motivo(s)/hecho(s) que origina(n) la reclamación con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización concedida, revocar, suprimir, acceder a la información).

 

  • Suministro de información:

 

  • La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos. Se procurará que la información sea de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder a aquella que repose en la Base de Datos.

 

  • La información sobre los Datos Personales podrá ser suministrada a las siguientes personas:
  • Al Titular, al apoderado debidamente facultado, a sus causahabientes debidamente identificados o a sus representantes legales;
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

  1. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES.

La Empresa podrá transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean servicios necesarios para su debida operación. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política, con los principios de protección de datos personales, con las instrucciones del Responsable y otras obligaciones establecidas en la Ley.

 

En todo caso, cuando la Empresa transmita los datos, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:

 

  1. Alcances del tratamiento,
  2. Las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable para el tratamiento de los datos personales y,
  3. Las obligaciones del Encargado con el titular y el Responsable.

 

Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

 

  1. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

 

  • Marcapasos podrá realizar la Transferencia Internacional de los Datos Personales del Titular, siempre y cuando el país de destino ofrezca un nivel adecuado de protección de los Datos Personales de acuerdo con el Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única de la SIC (o la norma que la modifique o sustituya), y adoptando las medidas adecuadas de protección y seguridad de los datos.

 

  • La restricción anterior no se aplicará a las Transferencias Internacionales que sean necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y la Empresa o cuando se obtenga la autorización del Titular.

 

  1. VIGENCIA EN LA POLÍTICA Y BASES DE DATOS

 

  • La Empresa sólo podrá recoger, almacenar, utilizar o difundir los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con los fines que justificaron el Tratamiento, principalmente los fines contractuales, comerciales y laborales, y de acuerdo con la autorización otorgada, o en consonancia con las disposiciones legales.

 

  • Salvo que se indique otra cosa, las Bases de Datos tendrán una vigencia de 10 años

 

  • Esta Política estará vigente hasta que se anuncie lo contrario.

 

  1. CAMBIOS EN LA POLÍTICA

 

  • En caso de que se produzcan cambios sustanciales en el contenido de esta Política sobre la identificación de la Empresa y la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, la Empresa comunicará los cambios al Titular de los datos antes o a más tardar en el momento de aplicar las nuevas Políticas.

 

  1. ENTRADA EN VIGENCIA

Esta Política estará vigente desde el (…) de (…) de 2022.